Die Wahl des richtigen Caterings kann über den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden. Ob Jahrestagung, Kundenevent, Teambuilding oder Messeauftritt – die kulinarische Versorgung Ihrer Gäste (z.B. Mitarbeiter, Kollegen und Kunden) ist weit mehr als nur eine organisatorische Notwendigkeit. Sie ist ein zentrales Element des Gesamterlebnisses und trägt maßgeblich zur Atmosphäre und zum Eindruck Ihrer Veranstaltung bei. Unsere Catering-Dienstleistungen sind für alle Anlässe geeignet, von kleinen Feiern bis hin zu großen Firmenveranstaltungen.

Als Eventagentur aus München Benninger Eberle wissen wir aus langjähriger Erfahrung, dass ein durchdachtes Catering-Konzept ebenso wichtig ist wie ein perfektes Rahmenprogramm. Unsere Kunden profitieren von unserem umfangreichen Netzwerk an erstklassigen Catering-Partnern. Alle unsere Caterer sind zertifiziert und durchlaufen einen strengen Qualitätsprozess, um sicherzustellen, dass jedem Kunden ein hohes Maß an Lebensmittelsicherheit und Servicequalität geboten wird.

Dieser Ratgeber bietet Ihnen eine strukturierte Anleitung, wie Sie das ideale Catering für Ihre spezifischen Anforderungen finden, welche Optionen zur Verfügung stehen und worauf Sie bei der Auswahl besonders achten sollten.

Einführung in das Catering

Warum das richtige Catering entscheidend für den Event-Erfolg ist

Ein gelungenes Catering erfüllt mehrere wichtige Funktionen:

Steigerung der Teilnehmerzufriedenheit: Studien zeigen, dass die Qualität der Verpflegung zu den drei wichtigsten Faktoren gehört, die Teilnehmende bei der Bewertung einer Veranstaltung heranziehen. Ein Event mit hervorragendem Programm, aber minderwertiger Verpflegung wird in der Gesamtwahrnehmung abgewertet. Schon wenige Snacks können das ändern. Unsere Catering-Dienstleistungen sind flexibel und skalierbar, sodass wir Veranstaltungen für eine Vielzahl von Gästen, von 30 bis 3000 Personen, organisieren können. Unsere Catering-Dienstleistungen sind flexibel und können an verschiedene Anlässen angepasst werden, um sicherzustellen, dass alle Gäste zufrieden sind.

Unterstützung der Veranstaltungsziele: Die Verpflegung kann gezielt eingesetzt werden, um die Kommunikation und das Networking zu fördern oder bestimmte Botschaften zu transportieren. So kann ein entspanntes Flying Buffet (mit Salaten oder z.B. auch als Grillparty) den Austausch unter den Gästen fördern, während ein gemeinsames Menü an einer langen Tafel das Gemeinschaftsgefühl stärkt. Ein besonderes Highlight können auch unsere köstlichen Desserts sein, die das kulinarische Erlebnis abrunden.

Repräsentation Ihrer Unternehmenskultur: Das gewählte Catering spiegelt die Werte und die Kultur Ihres Unternehmens wider. Ein nachhaltiges, biologisches Catering signalisiert beispielsweise Umweltbewusstsein, während innovative Food-Konzepte für Modernität und Trendaffinität stehen können.

Effizienzfaktor: Ein gut organisiertes Catering sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung und hält die Energie der Teilnehmenden auf einem optimalen Niveau – was besonders bei ganztägigen Events oder intensiven Workshops wichtig ist.

Matthias Benninger, Geschäftsführer von Benninger Eberle, bringt es auf den Punkt: “Das Catering ist oft das Letzte, woran bei der Eventplanung gedacht wird, aber das erste, worüber die Teilnehmer sprechen. Eine durchdachte Verpflegung kann selbst Programmverzögerungen oder andere organisatorische Schwächen ausgleichen. Deshalb nehmen wir uns bei jedem Kundenprojekt besonders viel Zeit für die Konzeption der passenden kulinarischen Begleitung.”

Welche Catering-Formen gibt es?

Buffet, Flying Service, Menü oder Food Trucks

Die Wahl der Catering-Form sollte sich nach Art, Größe und Zielsetzung Ihrer Veranstaltung richten:

Klassisches Buffet:

• Vorteile: Große Auswahl, Selbstbestimmung durch Gäste, flexible Zeitgestaltung
• Nachteile: Platzbedarf, mögliche Warteschlangen, höherer Personalaufwand
• Besonders geeignet für: Größere Gruppen, Events mit unterschiedlichen Zeitfenstern zum Essen

Flying Service / Fingerfood Catering:

• Vorteile: Fördert Mobilität und Networking, kein fester Sitzplatz nötig, elegante Wirkung. Unsere Caterer in München bieten eine breite Palette an Fingerfood-Optionen, die individuell auf Ihre Veranstaltung abgestimmt werden können. Ein Highlight kann auch die Bereitstellung von eisgekühltem Prosecco sein, um eine besondere Atmosphäre zu schaffen.
• Nachteile: Weniger sättigend, schwieriger für längere Veranstaltungen, höhere Kosten pro Portion
• Besonders geeignet für: Netzwerk-Events, Empfänge, Produktpräsentationen

Gesetztes Menü:

• Vorteile: Hochwertige Wahrnehmung, kontrollierter Ablauf, fokussierte Aufmerksamkeit
• Nachteile: Weniger Wahlfreiheit, starrer Zeitplan, höherer Personalaufwand
• Besonders geeignet für: Gala-Dinner, Auszeichnungen, exklusive Kundenevents

Food Trucks / Food Stations:

• Vorteile: Modernes Image, Erlebnischarakter, verschiedene Angebote möglich. Unser Catering München bietet eine Vielzahl von Food Trucks, die für jede Art von Veranstaltung geeignet sind.
• Nachteile: Wetterabhängigkeit (bei Außenveranstaltungen), höherer Koordinationsaufwand
• Besonders geeignet für: Teamevents, mehrtägige Veranstaltungen, Festivals, moderne Konferenzen

Live-Cooking / Grill:

• Vorteile: Showeffekt, Frische, Interaktionsmöglichkeit, Transparenz
• Nachteile: Höhere Kosten, Platzbedarf, logistischer Aufwand
• Besonders geeignet für: Produktlaunches, exklusive Kundenevents, Messen

Bei Eventagentur aus München haben wir mit allen genannten Catering-Formen umfangreiche Erfahrung und können für jede Veranstaltungsgröße und jeden Anlass das passende kulinarische Konzept entwickeln. Besonders beliebt bei unseren Kunden sind aktuell hybride Konzepte, die verschiedene Service-Arten kombinieren und individuell auf das Event-Format zugeschnitten werden.

Klassisch vs. modern: Trends in der Eventverpflegung

Die Catering-Branche entwickelt sich ständig weiter. Aktuelle Trends, die Sie berücksichtigen sollten:

Nachhaltige Konzepte: Regionale und saisonale Produkte, Zero-Waste-Ansätze und CO₂-reduzierte Menüs gewinnen stark an Bedeutung. Unsere Küche legt großen Wert auf die Qualität und Frische der zubereiteten Speisen, wobei regionale und internationale Gerichte regelmäßig angeboten werden. Unsere Leidenschaft für gutes und gesundes Essen spiegelt sich in jedem unserer Gerichte wider.

Plant-based Focus: Pflanzliche Alternativen zu Fleisch sind längst im Mainstream angekommen. Ein hochwertiges vegetarisches oder veganes Angebot ist heute Standard, nicht Ausnahme.

Food Pairing: Die kreative Kombination unerwarteter Geschmacksrichtungen und die Präsentation als kulinarisches Erlebnis liegen im Trend.

Hybride Konzepte: Die Kombination verschiedener Service-Arten (z.B. Vorspeisenbuffet, servierter Hauptgang, Dessert-Stationen) erlaubt eine flexible Anpassung an den Veranstaltungsablauf.

Individualisierung: Personalisierte Food-Konzepte, die etwa das Corporate Design des Unternehmens aufgreifen oder thematisch zum Event passen, schaffen besondere Erinnerungswerte. Mit viel Liebe zum Detail gestalten wir jedes Event individuell und sorgen dafür, dass es unvergesslich wird.

Planung und Organisation

Schritt für Schritt zur perfekten Verpflegung

Unser Team in München unterstützt Sie bei der Planung und Organisation Ihrer Veranstaltung. Wir bieten eine Vielzahl von Catering-Angeboten, von Fingerfood bis hin zu Buffets und Menüs. Unsere talentierten Köche in München zaubern kulinarische Highlights, die Ihre Gäste begeistern werden. Unsere Service-Mitarbeiter sorgen für eine professionelle Betreuung und stellen sicher, dass alles reibungslos verläuft. Wir bieten auch eine umfassende Beratung und Planung für Ihre Veranstaltung, um sicherzustellen, dass alles Ihren Wünschen entspricht. Von der ersten Idee bis zur Umsetzung stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Auswahlkriterien für das passende Catering

Zielgruppe und Veranstaltungsformat

Die Catering-Wahl sollte primär an Ihrer Zielgruppe und dem Format Ihrer Veranstaltung ausgerichtet sein:

Zielgruppenanalyse:

• Altersstruktur (unterschiedliche Generationen haben verschiedene Ernährungsgewohnheiten)
• Branchenhintergrund (z.B. kreative vs. konservative Branchen)
• Erwartungshaltung (basierend auf Position, früheren Events etc.)
• Besondere Ernährungsbedürfnisse (Allergien, kulturelle/religiöse Einschränkungen)

Veranstaltungsformat:

• Konferenzen/Tagungen: Hier sind effiziente Pausen-Caterings wichtig, die schnell verfügbar sind und Energie liefern. Mittags sind leichte, aber sättigende Optionen gefragt, die nicht müde machen. Unsere Catering-Dienstleistungen sind ideal für Business-Events, Büro-Lunches und Messen, und bieten maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen. Unsere Catering-Dienstleistungen sind ideal für Meetings und bieten eine Vielzahl von frischen Salaten und leichten Speisen.
• Netzwerk-Events: Finger Food und kleine Häppchen, die im Stehen gegessen werden können, fördern die Kommunikation.
• Mehrtägige Veranstaltungen: Abwechslungsreiche Konzepte, die über die Dauer nicht eintönig werden.
• Teamevents: Interaktive Elemente wie gemeinsames Kochen oder spezielle Themen-Caterings können das Gemeinschaftsgefühl fördern.

Budget und Serviceumfang

Das verfügbare Budget ist natürlich ein entscheidender Faktor. Bedenken Sie dabei:

Kostenstruktur verstehen:

• Kosten pro Person (zwischen 15€ und 150€+ je nach Art und Umfang)
• Zusatzkosten für Personal, Logistik, Equipment
• Getränkepauschalen vs. Abrechnung nach Verbrauch
• Raummieten und ggf. Stornierungsgebühren

Serviceumfang definieren:

• Vollständiger Service oder nur Lieferung?
• Bereitstellung von Geschirr, Besteck, Gläsern, Tischwäsche
• Wir liefern auch Gläser, um eine umfassende Betreuung bei Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten.
• Auf- und Abbau, Reinigung
• Betreuung während der Veranstaltung
• Wir bieten für jede Veranstaltung etwas Besonderes, um sicherzustellen, dass Ihre individuellen Wünsche erfüllt werden.

Ein erfahrener Caterer kann Ihnen helfen, auch mit begrenztem Budget ein hochwertiges Erlebnis zu schaffen. Kommunizieren Sie offen, was Ihnen wichtig ist und wo Sie Prioritäten setzen möchten.

Nachhaltigkeit und regionale Anbieter

Nachhaltigkeit wird zunehmend zum entscheidenden Faktor bei der Catering-Wahl:

Nachhaltigkeitsaspekte:

• Regionale und saisonale Produkte reduzieren CO₂-Emissionen
• Biologischer Anbau und faire Produkte
• Vermeidung von Lebensmittelverschwendung
• Unsere Dienstleistungen sind klimaneutral, um die Umwelt zu schützen. Unsere Dienstleistungen sind nicht nur in München, sondern auch in der näheren Umgebung verfügbar.
• Umweltfreundliche Verpackungen und wiederverwendbares Equipment

Vorteile regionaler Anbieter:

• Kürzere Transportwege
• Frischere Produkte
• Unterstützung der lokalen Wirtschaft
• Authentizität und lokaler Bezug. Wir liefern an jeden Ort in München und Umgebung, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft.

Viele Unternehmen haben mittlerweile Nachhaltigkeitsrichtlinien, die auch für das Event-Catering gelten. Kommunizieren Sie diese frühzeitig an potenzielle Dienstleister. Als Eventagentur Benninger Eberle legen wir besonderen Wert auf nachhaltige Event-Konzepte und arbeiten bevorzugt mit Catering-Partnern zusammen, die regionale Produkte verwenden und auf ressourcenschonende Prozesse achten.

Getränke und Zubehör

Ein wichtiger Aspekt jeder Veranstaltung ist die Auswahl an Getränken und Zubehör. Wir bieten eine breite Palette an Getränken, von prickelndem Prosecco bis hin zu aromatischem Kaffee und Tee. Unsere Getränke können entweder als individuelle Pauschale oder nach Verbrauch abgerechnet werden, je nachdem, was für Ihre Veranstaltung am besten passt. Darüber hinaus stellen wir eine Auswahl an Gläsern, Besteck und Geschirr zur Verfügung, um Ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Mit unserem umfassenden Angebot an Zubehör sorgen wir dafür, dass es Ihren Gästen an nichts fehlt.

Alles, was Sie benötigen

Unser Partyservice in München bietet alles, was Sie für eine erfolgreiche Veranstaltung benötigen. Wir bieten eine Vielzahl von Speisen, Getränken und Zubehör, um Ihre Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen. Unsere motivierten und gut gelaunten Mitarbeiter in München sorgen dafür, dass sich Ihre Gäste rundum wohlfühlen. Wir bieten auch eine umfassende Unterstützung und Beratung, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft. Ob Hochzeit, Jubiläumsfeier oder Business-Event – wir sind der ideale Partner für Ihre Veranstaltung in München. Mit unserer Hilfe wird Ihr Event zu einem unvergesslichen Erlebnis.

Vorteile eines professionellen Catering-Services

Ein professioneller Catering-Service bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Zum einen können Sie sicher sein, dass Ihre Gäste mit einer breiten Auswahl an Speisen und Getränken verwöhnt werden. Unsere Köstlichkeiten reichen von traditionellen bayerischen Gerichten bis hin zu modernen kulinarischen Kreationen, ohne dass Sie sich selbst um die Zubereitung und den Service kümmern müssen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Stress. Zudem unterstützt ein Catering-Service Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung, indem er Ihnen verschiedene Optionen und kreative Ideen anbietet, um das Event zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Ein weiterer Vorteil ist die Kostenkontrolle: Durch maßgeschneiderte Angebote und Services, die genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, können Sie Ihr Budget optimal nutzen und gleichzeitig höchste Qualität genießen.

Häufige Fehler bei der Catering-Wahl vermeiden

Aus der Praxis lassen sich einige typische Fallstricke identifizieren:

Unterschätzung der Mengen: Sowohl zu wenig als auch zu viel Essen kann problematisch sein. Erfahrene Caterer können basierend auf Teilnehmerzahl, Tageszeit und Veranstaltungsart die passende Menge kalkulieren.

Vernachlässigung besonderer Ernährungsformen: Planen Sie von vornherein Alternativen für verbreitete Ernährungsformen wie vegetarisch, vegan, glutenfrei und beachten Sie religiöse Anforderungen.

Falsche Zeitplanung: Das beste Essen verliert seinen Wert, wenn es zur falschen Zeit serviert wird. Stimmen Sie die Catering-Zeiten genau auf den Programmablauf ab.

Unzureichende Kommunikation: Briefen Sie den Caterer umfassend über Ihre Veranstaltung, die Zielgruppe und Ihre Erwartungen. Eine kompetente Beratung hilft Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und Missverständnisse zu vermeiden. Geben Sie klare Anweisungen zu Auf- und Abbauzeiten, Servicestandards etc. Ein passender Rahmen für Ihre Veranstaltung ist entscheidend, um ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen.

Fehlende Proben: Bei wichtigen Events sollte eine Verkostung selbstverständlich sein. So können Sie die Qualität prüfen und Anpassungen vornehmen.

So treffen Sie die richtige Entscheidung

Die Wahl des passenden Caterings ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihre Veranstaltung. Mit diesen Schritten treffen Sie die richtige Entscheidung:

1. Analysieren Sie Ihre Anforderungen: Veranstaltungsart, Zielgruppe, Budget, Zeitrahmen
2. Definieren Sie Ihre Prioritäten: Qualität, Nachhaltigkeit, Service, Besonderheiten
3. Holen Sie mehrere Angebote ein: Vergleichen Sie nicht nur Preise, sondern auch Leistungsumfang
4. Prüfen Sie Referenzen: Erfahrungen anderer Kunden geben wertvolle Hinweise
5. Vereinbaren Sie eine Verkostung: Besonders bei größeren oder wichtigen Events unverzichtbar
6. Planen Sie Buffer ein: Zeit- und Mengenpuffer können unvorhergesehene Situationen abfedern
7. Kommunizieren Sie klar: Detaillierte Briefings und schriftliche Vereinbarungen schaffen Sicherheit

Mit einer durchdachten Catering-Strategie unterstreichen Sie die Professionalität Ihrer Veranstaltung und schaffen ein rundum positives Erlebnis für Ihre Gäste. Unsere Expertise im Event Catering hilft Ihnen, jeden Moment Ihrer Veranstaltung unvergesslich zu machen. Als Full-Service-Eventagentur begleitet Sie Benninger Eberle gerne bei der Planung und Umsetzung Ihres nächsten Events – vom passenden Catering-Konzept bis zur perfekten Gesamtinszenierung.