Jetzt tauchen wir wieder in die wilde Welt der Eventplanung ein. Aber nicht mit dem üblichen Werkzeugkasten – nein, wir erkunden die schillernde Idee, WhatsApp fürs Projektmanagement zu nutzen. Klingt abenteuerlich? Ist es auch!

Willkommen in der kräftezehrenden Welt der Eventorganisation, wo so manche tapfere Seele versucht, WhatsApp als ihr Schwert zu führen, und unweigerlich herausfindet, dass es eigentlich mehr einem Plüschhasen gleicht. Lass uns ein bisschen tiefer in dieses Kaninchenloch reinschauen.

WhatsApp. Mit über zwei Milliarden Nutzern, die Emojis schneller verschicken als der Millennium Falcon im Hyperantrieb, ist es der Treffpunkt für schnelle Chats und das Teilen von Memes. Aber kann dieser galaktische Riese auch die dunkle Seite der Eventplanung besiegen? Spoiler-Alarm: eher nicht.

Die verschollenen Aufgaben

Stell dir einfach mal vor, deine Projekte sind wie eine fein geölte Maschine (ja du fühlst es!) – glänzend, effizient und bereit, die Welt zu erobern. Nun, WhatsApp in dieser Maschinerie zu benutzen, ist in etwa so, als würdest du versuchen, mit einem Löffel das Öl zu wechseln. Klingt absurd? Absolut! Doch genau so fühlt sich Projektmanagement via WhatsApp an.

Deine Eventplanung ist eine Schatzkarte und jede Aufgabe ein wertvoller Hinweis. In der WhatsApp-Welt werden diese Hinweise allerdings schneller begraben, als ein Pirat seinen Schatz eingebuddelt. Ohne klare Aufgabenverteilung finden sich deine Teammitglieder schneller in der „Bermudadreieck-Gruppe“ wieder als ihnen lieb ist, wo wichtige Infos spurlos verschwinden.

Die Lose-Lose-Slot-Machine

Jedes Mal, wenn eine Nachricht in WhatsApp für ein Projekt aufploppt, ist es, als ob du an der Lose-Lose-Slot-Machine des Lebens ziehst. Die Mitteilung kommt herein, blinkt kurz auf und zwingt den Empfänger – den armen, pflichtbewussten Typ (also dich) – in eine Position, die an ein Glücksspiel erinnert. 

„Wird er sie notieren? Wird sie im Nirwana der Benachrichtigungen verloren gehen? Bleibt die Aufgabe für immer unvollendet?“ – das sind die Fragen, die die Runden im WhatsApp-Jackpot drehen. Und der Spieleinsatz? Die Effizienz und Effektivität deines Projekts.

Das Mythos der Multitasking-Meisterschaft

WhatsApp suggeriert, dass jedermann ein Multitasking-Meister ist: fähig dazu, zwischen Chats zu wechseln, ohne dabei einen Schritt zu verpassen. In Wahrheit ist es, wie einen Jongleur zu bitten, während er auf einem Einrad reitet und Teller dreht, um auch noch seine Steuererklärung zu machen. Irgendwann wird etwas zu Boden fallen. Wahrscheinlich die Teller. Ach, und das Projekt natürlich auch.

Wer jetzt denkt: „Aber ich kann einfach die Nachricht speichern oder weiterleiten“, den möchte ich bitten, in seinen gespeicherten Nachrichten nachzusehen. Wie sieht es dort aus? Genau. Das Bermuda-Dreieck der Projektmanagement-Nachrichten. Alles, was dort hinein geht, wird niemals wieder gesehen.

Der Notizblock-Notfall

Doch für den hartnäckigen WhatsApp-Projektmanager gibt es immer noch den Notizblock. Jede Nachricht wird akribisch notiert, in der Hoffnung, nichts zu verpassen. Klingt praktisch, oder? Für Chaos Liebhaber bestimmt eine gute Idee. Dann hat mans zumindest dokumentiert und kann es nachverfolgen, denkt der Optimist. Echt jetzt? Die Dokumentenverwaltung in WhatsApp gleicht einem rasanten Spiel: Alle werfen Dateien in den Gruppenchat und hoffen, dass jemand sie auffängt, bevor sie in der endlosen Nachrichtenflut untergehen. Versionierung? Fehlanzeige! Am Ende gibt es so viele Versionen eines Dokuments wie es Star-Wars-Filme gibt.

Ein Ruf nach Rettung

Liebe Mitstreiter und Mitstreiterinnen im Kampf gegen das Chaos, es gibt Hoffnung. Die Welt ist reich an Werkzeugen, die speziell dafür geschaffen wurden, Projekte zu managen – Werkzeuge, die mehr als nur eine Aneinanderreihung von Emojis und hoffnungsvollen „Gelesen“-Markierungen sind.

Lasst uns WhatsApp für das nutzen, was es wirklich ist – ein Ort für Katzenvideos, Familienchats, die nie enden, und die gelegentliche „Kannst du Milch mitbringen?“-Nachricht. Im Projekt nutzt man WhatsApp höchstens vielleicht in der Dunkelheit einer Eventlocation für: „Wo bist du???”

Für alles andere gibt es tatsächliche Projektmanagement-Tools. Dort ist eine – oder eben wirklich deine Aufgabe – nicht nur eine flüchtige Nachricht im Wind, sondern ein Leuchtturm der Organisation in der stürmischen See des Projektmanagements.

Trenn dich von dem Gedanken, WhatsApp als dein Schweizer Taschenmesser für das Projekt zu nutzen. Die Zukunft ist hell, und sie enthält definitiv Kanban-Boards und Gantt-Charts. Optional natürlich auch Plüschhasen.

EPILOG – Feierabend!

Das Lagerfeuer wärmt deine Seele, der Wein beflügelt die Gedanken und man lacht gemeinsam mit Freunden. Oder vielleicht bist du gerade in deiner ganz persönlichen Aqua-Therapie, bekannt als Badewanne. Absolute Glückseligkeit. Doch dann, unerbittlich und ohne Vorwarnung, macht es Pling. Eine Nachricht auf WhatsApp. “Ist das Dekoangebot schon angekommen?“ Oh, großartig. Vielen Dank, lieber Absender, dass du mich zurück auf den harten Boden der Realität holst. Nein, warte, nicht nur irgendeine Realität – meine Realität, in der ich mich nun mit Dekoangeboten auseinandersetzen muss, statt den süßen, süßen Abgeschiedenheiten meiner Freizeit zu frönen.

Und wenn du denkst, das sei das Ende des Spießrutenlaufs, oh nein. Das Universum (und WhatsApp) haben noch mehr auf Lager. Bevor der erste Kaffee am Morgen seine lebensspendende Wirkung entfalten kann, bevor deine Augen sich vollständig auf die Welt um dich herum eingestellt haben, ja, sogar bevor du deine menschliche Hülle als annehmbar für den Tag etikettieren konntest, kommt es: das Pling. „Hast du an die Garderobenmarken gedacht?“ Oh, was für eine brillante Idee, meine geliebte digitale Geißel. Dachte ich daran? Jetzt? Natürlich nicht. Ich dachte daran, wie ich meinen Kaffee trinken und vielleicht für einen winzigen Moment vergessen könnte, dass Apps wie du existieren. Aber nein, Stattdessen werde ich um 6.35 Uhr morgens an Garderobenmarken erinnert. Perfekt.

Daher, meine lieben Leserinnen und Leser, erhebe ich mein Glas (leer, weil das Pling mich davon abgehalten hat, es nachzufüllen) auf WhatsApp, die unerbittliche, allgegenwärtige Macht, die unser Leben infiltriert hat. Ein Hoch auf die unaufhörlichen Unterbrechungen, die uns an unsere lebenslange Verpflichtung erinnern, jederzeit, an jedem Ort, sofort zu reagieren. Möge das Pling mit dir sein… oder auch nicht.

TEXT: Matthias Benninger, 2024-03-21