…damit Dein Event zum Erfolg wird.

Hello, hello liebe Leserin, lieber Leser,  🎉 Organisierst Du gerade ein Firmenevent und weißt nicht, wo Du anfangen sollst? Keine Sorge, wir von benninger.eberle sind hier, um zu helfen! Als coole und erfahrene Eventagentur aus München kennen wir uns aus und stehen Dir supergern zur Seite. Kontaktiere uns, wir freuen uns.

Firmenfeiern perfekt geplant – an alles gedacht?!

Events Organisieren – das kann eine echte Herausforderung sein. Aber keine Panik, mit unserer TOP 20 Checkliste wird Dein Event zum vollen Erfolg! 💪 Die Reihenfolge ist übrigens willkürlich und von Event zu Event anders – also los:

1. Event Budget – unbedingt konkrete Kosten wissen!

Stelle sicher, dass Du Dein Budget im Griff hast. Du weißt noch nicht genau, wie viel Du ausgeben darfst? Ohne einen Wert braucht man eigentlich gar nicht anfangen. Viel zu viele Parameter und Möglichkeiten, in denen man sich verzetteln kann. Erstelle von Anfang an eine Tabelle z. B. in Excel, wo man transparent alle Kosten sieht. Muster gefällig? Melde Dich, wir haben eine tolle Vorlage für Dich.

2. Event Location – Concept follows Location

Die Wahl der richtigen Location ist entscheidend. Du weißt schon, diesen magischen Ort, an dem Deine Firmenfeier stattfindet und alle in einem Wow-Zustand versetzt. Egal ob hippe Rooftop-Bar, schickes Loft oder eleganter Ballsaal – achte dabei drauf, dass Du die passende Größe der Räumlichkeiten auswählst: keiner möchte “lost” in einer zu großen Location sein, wo keine Stimmung aufkommt – aber natürlich auch nicht alle eingepresst werden müssen, wenn dann doch 20 Gäste mehr auftauchen… das Thema Raumplanung macht die Stimmung top oder hopp.

3. Konzept und Programm – setze nur auf sichere Akteure

Überlege Dir: was genau soll erreicht werden auf dem Event? Was soll das Ziel sein und wem soll es gefallen? Baucht man eine Konzeption? Fall ja, in einem der nächsten Blogs wird es um dieses Thema gehen, das sprengt hier den Rahmen.

Ein unterhaltsames Programm ist das A und O einer gelungenen Veranstaltung. Und wenn Du Dir nicht sicher bist, im Zweifel immer auf die sichere Bank setzen. Ein zu selbstverliebter DJ, der den dancefloor leert oder Moderator, der keiner ist, können sagenhaft viel Übles ausrichten. Fremdscham ist dann garantiert.

4. Moderation – das „Gesicht“ des Events

Diese Person ist dein Master of ceremony, das Gesicht, die Stimmung beeinflusst und den gesamten Rahmen der Veranstaltung in der Hand hält – wähle die Position weise aus.

5. Catering

Essen und Trinken ist mega-wichtig und wird von allen Gästen genau wahrgenommen. Was gibts zum Essen und wie wird es serviert? Von Fingerfood über Foodtrucks bis hin zum exklusiven Buffet – oder Gala-Dinner? Oder doch Sharing? Jede Art des Essens hat etwas für sich und eine Ausstrahlung von leger bis festlich – von kommunikativ, Networking bis gediegen.

6. Getränke – ein Signal für alle Gäste

Was solls geben? Mineralwasser, Smoothies oder doch eher Aperol Spritz und Champagner gefällig? Und genau das ist das Thema: was gibts zu trinken? Was sollen die Gäste erleben? Zunächst: wohl fühlen. Mit einem Glas Getränk in der Hand weiß man zumindest, dass man anstossen darf, und soll! Icebreaker, egal mit oder ohne Alkohol. Je liebevoller die Auswahl und Aufmachung, desto erfreulicher. Eine wichtige Kleinigkeit.
Also: Hoch die Tassen!
Und was passiert behind the scenes? Der geschätzte Verbrauch? Zauberwort Kommission – bestelle lieber mehr und gib nicht verbrauchte Ware wieder zurück. “Aber wenn ich zu viele Eiswürfel besorge?” – wirst Du fragen. Gegenfrage: wie wenig kosten Eiswürfel im Vergleich zu dem enttäuschenden Gefühl, Deinen Aperol Spritz warm trinken zu müssen? Getränkeauswahl: Ein kleineres Sortiment ist immer besser als 3 Weißweine und 10 Limonaden – Deine Gäste werden nicht überfordert von einer zu großen Auswahl.

7. Dekoration

Eine ansprechende Dekoration schafft die perfekte Atmosphäre. Sie ist das Sahnehäubchen auf dem Kuchen – oder in diesem Fall, auf Deinem Event! Egal ob bunte Ballons, LED-Beleuchtung oder elegante Tischdekoration. Blumen oder Kräuter im Topf sind hübsch und absolut nachhaltig: im Herz und auf dem privaten Fenstersims.

8. Kommunikation und Einladungen

Vergiss nicht, Deine Gäste rechtzeitig einzuladen und alle wichtigen Informationen zu kommunizieren. Setze eine Deadline, bis wann Du ein Feedback haben möchtest.

9. Save the date

Du bist noch nicht so weit in der Planung und die Zeit rennt dir davon? Dann versende zunächst “Blocker” für die Terminkalender Deiner Gäste. Das verschafft Dir Luft und Deine Gäste haben auch wirklich Zeit zu kommen.

10. Entertainment

Für gute Stimmung und geniale Unterhaltung sorgst du mit Live Acts, DJs oder anderen kreativen Ideen. Beachte: eine reine Internetrecherche kann schiefgehen – wer weiß, ob die Künstler wirklich das können, was sie versprechen. Lass Dir sicherheitshalber Videos von ihrer Performance zeigen!

11. Zeitplan

Notiere Dir mindestens in groben Zügen, wann was passieren soll. Überblick bewahren ist einer der ganz wichtigen Tipps. Erstelle auch hier von Anfang an eine Tabelle z. B. in Excel, wo man alle Zeiten sieht. Muster gefällig? Hier klicken, wir haben eine echt praktische Vorlage für Dich.

12. Ausstattung und Bestuhlungsplan

Und was wäre eine Firmenfeier ohne die passende Möblierung? Machs immer gemütlich – und ich meine IMMER, egal ob Tagung, superwichtiger Kundenevent oder Mitarbeiterfest. Wer hält sich gerne in nüchternen, kahlen Räumen auf? Gestalte selber unterschiedliche Sitzbereiche, Lounges, Tische, Stühle, Stehlampen und und und… Die Möbel haben auch eine Funktion: möchtest Du eher eine kommunikative Stimmung? Dann besorge nicht zu viele Sitzgelegenheiten, wo wenig Interaktion passiert. Sitzsack und Liegestühle? Go for it! Erstelle am besten von Anfang an eine Skizze z. B. in Power Point, einen Bestuhlungsplan bzw. Raumplan. Muster gefällig?

13. Technik – Veranstaltungstechnik

Das A und O für eine gelungene Veranstaltung. Lichtstimmung – Wohlfühlatmosphäre – das Wort sagt schon alles. Cooler Sound – das ebenso, oder? Oder vielleicht noch Projektionen, Bühne oder ein Raum im Raum?

14. Give Aways – Gastgeschenke

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – und auch die Erinnerung an Dein Event, wenn Du “Bleibendes” verschenkst, umso mehr. Stichwort Merchandising. Ein spannendes Feld mit richtig guten Ideen, wie Du vielleicht sogar das Fimenlogo platzieren kannst. (oh ja, da haben wir echt viele Ideen dazu 😉

15. Personal

Deine engagierten Leute haben ein Lächeln auf den Lippen und das Eis ist gebrochen, jede*r freut sich und fühlt sich willkommen. Überlasse das nicht dem Zufall. Wave and smile!

16. Dokumentation

Fotos & Videos: nicht nur für Social Media. Denke unbedingt dran, wenn Du über Dein Unternehmen berichten möchtest. Lächelnde Menschen, die sich unterhalten und wohl fühlen, das ist doch eine emotionale Visitenkarte, um gute Mitarbeitende zu halten und zu finden. Employer Branding at its very best. (siehe auch anderer Blog hier auf dieser website)

17. Nachhaltigkeit

Moment mal, hast Du auch schon an den CO₂-Ausgleich gedacht? Ganz wichtig für ein nachhaltiges Event! Und da gibts noch einiges mehr darüber zu wissen: regionale Produkte, Anfahrt mit dem ÖPNV, Vermeidung von Plastik und Einweg…. Tue Gutes für Euch und das Unternehmen. Und für die Zukunft der Welt.

18. Überraschungen!

Warum? Niemand hats erwartet, alle freuen sich drüber: eine lustige Fotobox, echt spannende Teambuilding- oder Kennenlernaktionen – oder eine Tombola? Ein Ständchen vom Chef? Thats it!

19. Nebenkosten

Reisekosten, Logistik, Auslagen – anfangs nicht genau zu beziffern, als Platzhalter in Deiner Kalkulation, damit es am Ende keine Überraschungen gibt.

20. Tellerrand

Raum für Unvorhergesehenes: nicht gleich der Plan B, aber zumindest Pufferzeit, falls der Bus sich verspätet oder die Kollegin für den Check in krank wird….

21. Have fun!

Alle sollen Spaß haben, nicht nur die Gäste, sondern auch DU!

Diese Punkte helfen Dir sicher einen großen Schritt weiter, einen tollen Event auf die Beine zu stellen.
Nur eines noch am Schluß:
Achte auf Details – diese Kleinigkeiten machen Dein Event zu etwas Besonderem!

Your event gonna be magic

Du weißt nicht, wo Du anfangen sollst? Keine Sorge, wir von benninger.eberle sind hier, um zu helfen! Als erfahrene Eventagentur aus München kennen wir uns bestens aus und stehen Dir bei jedem Schritt zur Seite.
Gemeinsam machen wir Dein Event unvergesslich!

Schreib uns direkt hier ins Kontaktformular – wir sind am Start!

TEXT: Matthias Benninger, 2024-09-26

Über den Autor

Matthias Benninger ist seit 1994 – also 30 (!) Jahre – in der Branche tätig | Eventexperte und Mentor aus einer Vielzahl von internationalen Projekten | Personenzahl auf seinen Events: 0,5 Millionen Gäste